La gestión de los documentos electrónicos
El impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), ha sido uno de los aspectos directrices de la nueva época en relación con gestión documental. La creación por parte de las organizaciones de información y documentos en ambiente digital, así como actos y transacciones en ese medio por medio el desarrollo de la automatización, han generado nuevas perspectivas en materia de Gestión documental, enfocada en la necesidad del mantenimiento de la veracidad de los documentos electrónicos. Uno de los focos de atención de la gestión documental ha girado hacia el poder conservar la evidencia asociada a los documentos electrónicos, conservando sus propiedades fundamentales. Esto de cierta manera se especifica en la necesidad de conservar todos los componentes del documento electrónico.
Se dice que este cambio con respecto a la aparición de las Tics, han provocado profundas reflexiones teóricas y metodológicas en el ámbito de la gestión documental y la archivística, de tal manera que se produjo un proceso de reinvención de los principios teóricos de la archivística centrándose esta en el estudio de los documentos electrónicos, para crear un nuevo modelo de gestión de documentos.
La gestión electrónica de documentos ha ido evolucionando desde los años 80, donde principalmente se definía como un sistema de tratamiento de la documentación en una organización, que combinaba la imagen con la información textual asociada a ella. El crecimiento de la cantidad de documentos en las administraciones en formato digital, determina la estructura y tipología de los documentos administrativo electrónico.
Las necesidades de operacionalizar el concepto de documento de archivo en sistemas electrónicos, fueron consecuentes con las ideas entre objeto y soporte y no establecieron diferencias entre el concepto de documento de archivo y el de documento archivístico electrónico, debido a que su uso con las tecnologías no altera las bases de la naturaleza y el propósito del documento archivístico que se encuentra dirigido a documentar una transacción o acto que ha ocurrido. Por eso se puede aclarar que los componentes de un documento electrónico no se diferencian de los documentos tradicionales, sino que se presentan en formatos distintos. Las diferencias respecto al modo en que se presentan los documentos archivísticos electrónicos con respecto a los documentos tradicionales radican, en como son registrados , característica que genera la necesidad de mantener fuertes controles y referencias sobre los elementos de forma de los documentos desde el propio momento de su creación, en la relación que pueda existir entre contenido y medio, ya que para el caso de los documentos electrónicos, la fragilidad y obsolescencia del medio obliga a periódicas migraciones que generan dificultades para garantizar la preservación de los elementos de forma, determinantes del contexto de los documentos, afectando así el control de la veracidad; en cuanto a la característica que poseen de su estructura física y lógica , en los documentos electrónicos. El sistema debe permitir la captura y el mantenimiento de la información relativa a las estructuras físicas y lógicas a lo largo de toda la vida de los documentos, elementos esenciales para la evaluación de la veracidad del documento y, por último, en la necesidad del uso de metadatos o elementos descriptores del mismo, ya que estos establecen la relación entre el documento y su contexto funcional y administrativo proporcionando evidencia del acto en que el documento participa, describen cómo la información es registrada y mantienen el vínculo archivístico entre los documentos, garantizando la preservación del contexto documental de los mismos.
Estos temas relacionados con esta tipología de documentos de archivo electrónicos, demuestran que el principal desdén se encuentra en la capacidad de los sistemas informáticos para la creación y mantenimiento de documentos confiables y la preservación de su autenticidad a través del tiempo. Sin embargo, el empleo cada vez más generalizado de estos sistemas constituye una realidad que se corresponde con el proceso de adaptación de las organizaciones al nuevo mundo tecnológico. Por ello es necesario conocer acerca de dichos sistemas, las diferencias entre unos y otros y las capacidades que presentan para la gestión de la documentación archivística en los contextos organizacionales.
Actualmente existen en el mercado una gran variedad de aplicaciones y herramientas que satisfacen, en diferentes grados, las necesidades de gestión documental de documentos electrónicos en el ámbito organizacional. El término gestión electrónica documental, abarca hoy en día una serie de productos que cumplen con las funcionalidades de generación, captura, gestión, recuperación y distribución de cualquier tipo de documentación con independencia de su estructura y basándose en su contenido como componente inteligente dentro de los procesos productivos de cualquier organización.
