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domingo, 5 de noviembre de 2017

Tendencias de la gestión de documentos de Cuba

Por deltoro

En la actual sociedad de la información, la velocidad de los cambios que se producen en el entorno de las organizaciones es acelerada. Cada día la sociedad se enfrenta a cambios más frecuentes y complejos que demandan una mayor eficiencia y optimización de los procesos. Enfrentando esta realidad las organizaciones se han percatado de que la información se convierte en el recurso de excelencia, de manera que para lograr registrar la información generada es preciso un orden y un procedimiento, por lo que esta debe ser concebida y ejecutada correctamente. Lo cierto es que en este país aún no se llevan a cabo las técnica y procedimientos correctamente para que podamos afirmar la correcta implementación de esta ciencia.

En la actualidad, la información juega un papel elemental para la rendición de cuentas transparente y la toma de decisiones. Elementos que van de la mano con el desarrollo de una buena gestión documental por parte de las organizaciones. La gestión de documentos persigue un objetivo fundamental y es el de gestionar una tipología de información vital para la organizaciones que se encuentra presente en todos las actividades de una organización. Los documentos, representan un recurso esencial debido a su naturaleza funcional evidencial, deben poseer una serie de características (veracidad, confiabilidad, autenticidad, integridad y accesibilidad) que respalden su uso como prueba de los actos organizacionales. La Gestión Documental abarca el ciclo de vida de los documentos, es decir, el tratamiento que reciben los documentos de manera secuencial desde que se producen hasta el momento en que son eliminados o conservados, como testimonio o como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la organización.

Por otro lado, la ideología de la Gestión documental cubana, se encuentra enfocada a la lucha contra la corrupción, lo que se pudiera vincular con una serie de disposiciones legales evidenciadas en el Marco regulatorio Cubano. En todas estas normas se rige el funcionamiento de los sistemas de gestión de información de manera tal que se garantice la eficiencia en la gestión integral de las organizaciones. Entre ellas se debe mencionar la Ley 714/ 60 “Del funcionamiento del Archivo Nacional de Cuba”, La Resolución 60/11 “De la Contraloría General de la República”, el Decreto Ley 281/07 “Del sistema Información para el gobierno”, El Decreto Ley 221/11 “”De los archivos de la República de Cuba”, el Decreto Ley 265/09 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba”, el Decreto Ley 199/ 09 ¨Sobre la seguridad y protección de la información oficial¨ y el Decreto Ley 127/ 07 ¨ De seguridad de la Información¨.

La gestión documental persigue objetivos fundamentales: la eficacia en la producción, organización y gestión de documentos y economía u optimización de recursos. En otras palabras, asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma como se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos.

El objeto de estudio de la Gestión documental se encuentra directamente relacionado con los documentos, sin importar el soporte en el que se encuentre registrado, aunque en las literaturas aparece bajo la denominación de documento de archivo, documento archivístico o administrativo entre otras.

En tal caso el documento de archivo permite en las organizaciones realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable; respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo; garantizar la continuidad en caso de catástrofe; cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización; proteger los intereses de la organización , proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones; establecer una identidad personal, cultural de la organización; y mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.

El documento archivístico es la expresión de un tipo de consenso que se ha ido estableciendo en la sociedad mediante los cuales la humanidad lo ha utilizado como mediador de sus acciones de manera que les sirvan de evidencia de sus actuaciones. El documento de archivo debe reunir una serie de cualidades y característica que determinan la calidad de la información que se registra en ellos, es válido asegurar que para que estos documentos sean considerado evidencias debe reunir una serie de parámetros para la evaluación de su calidad, dentro de los cuales se puede señalar la veracidad, confiabilidad, autenticidad, integridad y disponibilidad.