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domingo, 4 de junio de 2017

La Gestión documental y la Gestión de riesgo van de la mano

Por deltoro

La gestión de riesgo comenzó su auge a partir de los años 90, periodo que estuvo marcado por ciertos acontecimientos empresariales que sirvieron de guía para que las empresas enfocaran su atención en la importancia que posee la gestión de los riesgos para la estabilidad y supervivencia del proceso organizativo.

Estos acontecimientos se refieren a varios escándalos de grande corporaciones como Enron (Enron Creditors Recovery Corporation), Tyco International, WorldCom y Peregrine System), organizaciones que lograron engañar el proceso de control interno mediante la manipulación y modificación de estados financieros. Suceso que trajo consigo un conjunto de riesgos como (reputaciones, legales, económicos, de imagen, entre otros) lo que tuvo como resultado la desaparición de estas organizaciones.

En las organizaciones muchos de los riesgos están asociados con los documentos, elemento que como hemos analizado en epígrafes anteriores es el objeto de estudio de la gestión documental, quien se ocupa de los procesos organizacionales que contribuyen a garantizar la calidad de la información. Según Ngoepe,  el éxito de la gestión de riesgo depende en parte de la exactitud de los documentos de archivos en las organizaciones, ya que cada hecho debe basarse en información confiable.

Todos los sistemas de gestión organizacionales (refiriéndose a los de gestión de la calidad, medioambiental, seguridad de la información, riesgos, es incluso responsabilidad social) están basados en la creación de documentos, ya sea para su planificación, su funcionamiento operativo o para análisis de su impacto. Por lo tanto, un pilar de estos sistemas es que todas las evidencias de las actividades de los mismos queden debidamente documentadas.

Si es cierto que la mala Gestión Documental propicia el desencadenamiento de amenazas en las organizaciones, la correcta implementación de la misma le ofrece a la gestión de riesgos que se posibilite la creación y gestión de información, logrando que sea accesible durante todo el tiempo que se necesita información como evidencia veraz y confiable, autentica, íntegra y accesible, de las actividades de la organización.

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