Algo sin lo que las organizaciones actuales no pueden vivir
Los Sistemas de Información empresarial suministran una plataforma tecnológica actual que permiten a las organizaciones integrar, manipular y coordinar sus procesos de negocio además del flujo informacional de la organización. Ellos proporcionan un sistema individual que es central para la organización y asegura que la información puede ser compartida a través de todos los niveles funcionales y jerarquías de gestión. Los sistemas son indispensables para eliminar el problema de la fragmentación de la información causada por la existencia de múltiples sistemas de información en una organización, creando una estructura de datos estándares, y planos para el manejo de los flujos de información.
En la actualidad, debido a los grandes cambios en estos sectores empresariales, se ha tenido la necesidad de diseñar e implantar varios sistemas de comunicación y flujos de información que permitan el buen funcionamiento de las organizaciones. Es indispensable la implantación de sistemas de comunicación de manera que no se pierda la interacción y la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la empresa, con la realidad del entorno.
El diseño e implantación de una buena comunicación empresarial está en función de mantener la permanente comunicación entre los trabajadores de la empresa y la alta dirección. Con el objetivo de influir en las opiniones, aptitudes y conducta de los trabajadores de la organización y los públicos externos, con el fin de alcanzar con mayor eficiencia y eficacia los objetivos trazados.
El primer paso para lograr un buen diseño de un sistema es la realización del diagnóstico de la comunicación interna y externa de la organización, para lograr así un diagnóstico de cómo se comunica la empresa con fundamentos cualitativos y cuantitativos en sus diferentes niveles y hacia sus públicos externos. Los objetivos fundamentales de este diagnóstico son: Identificar los flujos de información y comunicación existentes en la organización. Determinar los canales que utilizan los mandos superiores para comunicarse con los subordinados y viceversa. Determinar los canales de comunicación que utiliza la empresa en relación con los públicos externos.
Dentro de las organizaciones, se establecen vínculos entre niveles; una unidad organizativa contribuye con otra (Un departamento con otro, o con una dirección, o con una unidad funcional independiente). Generalmente estos vínculos se concretan mediante el suministro o traslado de información de un punto a otro. La información que se maneja en una organización no es lineal, ni única, se mezcla, se combina, se sintetiza, dando lugar a nueva información. Así se van creando recorridos, caminos por los que transita la información entre un punto y otro. Estas vías llevan un contenido de un lugar a otro…llevan un flujo de información que puede tener diversas particularidades que dependen del tipo de información que fluya, de su volumen o peso, de su grado de complejidad, del nivel en que se encuentre, y de su dinámica.
Los flujos de información predominantes en la institución se manifiestan de forma vertical descendente y ascendente (pues recorren todos los niveles de la organización No existe en la institución un departamento que se encargue de esta actividad. Los tipos de mensajes que circulan con más frecuencia son los que abordan temas relacionados con el quehacer de la empresa. Los directivos para establecer comunicación con los trabajadores utilizan mayormente los canales directivos como el lenguaje hablado y escrito.
La mayoría de los sistemas de información trabajan junto a grandes bases de datos. El manejo de las Bases de datos se hace cada vez más indispensable para la recuperación de la información que deseamos localizar, muchas veces desconocemos por completo cuales son las bases de datos relacionadas con nuestra disciplina, donde podremos encontrar información de relevancia para la elaboración de procesos de investigación. El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA, donde se define que una base de datos es como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos que albergan grandes volúmenes de información, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las características de este tipo de SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
