Documentos electrónicos para luchar contra la corrupción
El impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), ha sido uno de los aspectos directrices de la nueva época en relación con gestión documental. La creación por parte de las organizaciones de información y documentos en ambiente digital, así como actos y transacciones, han generado nuevas perspectivas en materia de Gestión Documental, enfocada en la necesidad del mantenimiento de la veracidad de los documentos electrónicos.
Uno de los focos de atención de la Gestión Documental ha girado hacia la capacidad para conservar la evidencia asociada a los documentos electrónicos, conservando sus propiedades fundamentales¨ expresa Delgado, 2009, uno de los autores más afamados en el tema. Esto de cierta manera se especifica en la necesidad de conservar todos los componentes del documento electrónico.
Este cambio con respecto a la aparición de las Tics, han provocado profundas reflexiones teóricas y metodológicas en el ámbito de la Gestión Documental y la archivística, de tal manera que se produjo un proceso de reinvención de los principios teóricos de la archivística centrándose esta en el estudio de los documentos electrónicos, para crear un nuevo modelo de gestión de documentos.
La gestión electrónica de documentos ha ido evolucionando desde los años 80, donde principalmente se definía como un sistema de tratamiento de la documentación en una organización, que combinaba la imagen con la información textual asociada a ella. El crecimiento de la cantidad de documentos en las administraciones en formato digital, determina la estructura y tipología de los documentos administrativo electrónico.
Las necesidades de operacionalizar el concepto de documento de archivo en sistemas electrónicos, fueron consecuentes con las ideas entre objeto y soporte y no establecieron diferencias entre el concepto de documento de archivo y el de documento archivístico electrónico, pues el uso de las tecnologías de la información no altera las bases de la naturaleza y el propósito del documento archivístico: documentar una transacción o acto que ha ocurrido.
Dicho esto, se puede aclarar que los componentes de un documento electrónico no se diferencian de los documentos tradicionales, sino que se presentan en formatos distintos. Las diferencias respecto al modo en que se presentan los documentos electrónicos con respecto a los documentos tradicionales radican, en la forma de registro y uso de símbolos, característica que genera la necesidad de mantener fuertes controles y referencias sobre los elementos de forma de los documentos desde el propio momento de su creación.
Con esta tendencia de gestión de documentos electrónicos, se puede decir, que es un paso de avance ante la eliminación de la corrupción y la duplicidad de la información, elementos que se deben tener en cuenta a la hora de la rendición de cuentas transparentes en lñas organizaciones a nivel mundial. Además demuestra que el principal desafío se encuentra en la capacidad de los sistemas informáticos para la creación y mantenimiento de documentos confiables y la preservación de su autenticidad a través del tiempo. Sin embargo, el empleo cada vez más generalizado de estos sistemas constituye una realidad que se corresponde con el proceso de adaptación de las organizaciones al nuevo mundo tecnológico. Por ello es necesario conocer acerca de dichos sistemas, las diferencias entre unos y otros y las capacidades que presentan para la gestión de la documentación archivística en los contextos organizacionales.
Fuentes
