La información digital despide a la analógica
Cada vez se hace más presente la fortaleza que posee la llegada de la información digital y en cierta medida puede generarse incertidumbre de su gestión, recuperación, preservación y diseminación. Actualmente la información que se encuentra en formato analógico se está digitalizando y un gran por ciento de la información consumida por el mundo se encuentra en ambiente digital. El desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones hace posible la creación de nuevos servicios para facilitar la recuperación de esta producción científica, que a su vez podrá ser consultada y diseminada, ejemplo de esto son los llamados Repositorios Institucionales.
Los repositorios institucionales son vistos como un conjunto de colecciones en formato digital que de cierta forma persiguen la preservación de los conocimientos y comunidades intelectuales. Un repositorio recoge y ofrece acceso a la producción científica de determinada institución, de manera local, nacional, regional y mundial.
Las instituciones están generando a tiempo completo, administrando y financiando la obtención de información en el marco de su quehacer organizacional. Mucha de esta información no es conocida o se encuentra al alcance de investigadores, administrativos o del público en general. De manera global y en el ámbito de la información se ha reconocido que es fundamental recopilar la llamada memoria institucional. Esta memoria se encarga de recopilar la información en todos los formatos en la que se pueda presentar. Como parte de esa memoria institucional se encuentra la producción científica la cual, la cual varios estudiosos la consideran como la materialización de todos los conocimientos. Se considera también que contempla todas las actividades académicas y científicas de un investigador en cualquier organización.
Un repositorio institucional, es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene los datos digital, habitualmente grandes bases de datos. Varios autores afirman que es la herramienta para mantener toda la memoria organizacional en un solo lugar, además de estar orientada hacia el acceso abierto a los documentos que tiene almacenados por lo que el manejo de la preservación gestión es imperativo para determinar la disponibilidad de dichos documentos. Las entidades necesitan de documentos auténticos, fiables, íntegros, seguros y usables que les permitan demostrar en el tiempo el desarrollo de sus funciones, para que los documentos cumplan con estas características deben contar con metadatos que describan todo su ciclo de vida. Los metadatos proporcionan un vínculo entre los documentos y su contexto de creación, con el fin de que estos tengan un carácter probatorio.
Esta forma de proteger la información posee una gran variedad de recursos documentales lo que a su vez apoya en la generación del nuevo conocimiento pues estas formas documentales serán parte de un amplio camino de consultas por parte de los integrantes de las organizaciones. Por tanto se declara que los usuarios potenciales de los repositorios son todos los trabajadores de cada organización de todos los niveles de organización.
Es necesario resaltar que no se excluye a aquellos usuarios provenientes de un ambiente externo a las organizaciones, pues uno de principales funciones del repositorio se encuentra actualmente direccionada a ganar entidades externas a él y ampliar así sus funcionalidades.
